Saber se a nota fiscal é verdadeira (NF-e) faz parte do dia a dia de milhares de empresas e outras organizações diariamente.
Isso porque são esses documentos que registram a venda e a compra de determinado produto ou serviço, proporcionando informações imprescindíveis para a administração da organização.
Assim, será possível acompanhar os resultados financeiros, gerenciar os estoques e realizar o controle contábil e fiscal.
Dessa forma, é fundamental desenvolver um processo satisfatório de retirada de notas fiscais, pois isso melhora o controle sobre as operações e assegura a eficiência do cumprimento das obrigações fiscais.
Além do mais, no setor tributário, o recolhimento errado de impostos ou a inconsistência nas informações fornecidas podem ocasionar prejuízos para o negócio.
Portanto, Continue a leitura sobre como saber se a nota fiscal é verdadeira?
NF-e como ferramenta estratégica
A cada nova prestação de serviço, você deve emitir a NF-e, que ficou muito mais fácil de ser emitida devido a modernização do sistema de notas, adotado pelo Governo Federal, passando a circular em um ambiente digital no formato XML, abandonando o uso de papel.
Por ser um sistema digital de ponta, a NF-e é emitida com toda a segurança necessária e praticidade, com os dados sendo encaminhados diretamente para a Receita Federal.
A nota fiscal é um direito e é bastante útil em situações como devolução de produto ou problemas com o mesmo, além de ser essencial na hora de cumprir as obrigações fiscais.
Nela constam informações de extrema importância, tais como em qual local o produto foi adquirido, quando ele foi adquirido, número de série, marca, tipo e valor.
Por isso é importante que todos os dados que constam nela sejam autênticos, facilitando a vida do gestor na hora de acompanhar a movimentação financeira do seu negócio e se precaver contra fraudes e sonegação de impostos, assim tornando a NF-e uma ferramenta estratégica para seu negócio.
Onde pesquisar sobre a validade da nota fiscal?
Para saber a validade da nota fiscal, é preciso realizar uma consulta no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica. Desse modo, para verificar a validade do documento, é necessário efetuar 4 etapas:
- Acesse o portal da Nota Fiscal Eletrônica;
- Clique no campo “consulta NF-e completa”;
- Digite a sua chave de acesso da NF-e;
- Certifique a validade do seu documento.
É importante destacar que a chave de acesso se encontra no DANF-e (Documento Auxiliar da NF-e).
É preciso, então, que você o tenha em mãos para identificá-la.
Na maioria dos casos, o fornecedor encaminha o DANF-e impresso ou por e-mail para a organização, de maneira que você consegue ter acesso a esses dados.
Se, por acaso, você não obteve o documento, é necessário que realize a solicitação.
Outra eficiente solução é a utilização de softwares de gestão de NF-es que sejam capazes de efetuar o registro automático das chaves de acesso de cada nota retirada e que, por isso, representam uma ferramenta satisfatória para o serviço.
Nessa situação, basta pesquisar, em seu software, o número da nota correspondente.
Como melhorar a conferência da autenticidade das notas?
É preciso conhecer as melhores ações para realizar uma boa gestão e a conferência da autenticidade das notas fiscais de sua empresa.
Já na aquisição de um produto, ou na chegada do mesmo ao estoque da empresa, deve-se iniciar o processo de avaliação da NF-e, sendo que a NF-e tem que ser emitida pelo fornecedor e entregue aos funcionários de sua empresa, para que saibam o que aguardar na entrega.
A verificação das notas deve ser alinhada com outros setores da empresa, e essencialmente pelos responsáveis pela compra, que devem olhar se a nota emitida é de fato de algum produto adquirido.
Também é necessário ao entregar a nota saber se o produto foi entregue de maneira correta, sendo que o mesmo deve ser lançado no estoque quando a conferência for realizada.
Um modo de facilitar este processo é através da ordem de compra, assim simplificando a gestão de entrada de novos produtos na sua empresa.
Realize um planejamento setorial
O primeiro passo para certificar a eficácia na conferência da emissão de notas fiscais acontece bem antes do surgimento do documento propriamente dito.
Tudo inicia na fase do planejamento.
Esse é o momento em que o gestor estabelece quais serão as ações e rotinas adotadas no âmbito do setor responsável pela retirada de notas fiscais e de outros documentos.
É fundamental elaborar regras a respeito das rotinas de retirada e conferência de notas fiscais.
Isso faz com que os funcionários envolvidos estejam preparados para atender às solicitações exigidas pelo gestor.
Desse modo, o planejamento setorial garante que os colaboradores saibam das práticas, da sua importância e da relevância para a regularidade de suas tarefas.
Isso garantirá que os colaboradores envolvidos adotem a conferência como uma tarefa rotineira, tão comum quanto a retirada da própria nota fiscal.
Invista em conhecimento técnico
Outro importante fator para certificar a segurança e a precisão das informações associadas às notas fiscais retiradas pela sua organização está relacionado ao conhecimento a respeito da legislação contábil, das obrigações fiscais, dos tributos e das penalidades aplicáveis em situação de recebimento errado de tributos ou de inexatidão dos dados fornecidos ao fisco.
Por essa razão, é fundamental investir na constante capacitação e no aperfeiçoamento dos funcionários que são diretamente responsáveis pelo setor fiscal e contábil de sua organização.
Confira rigorosamente o documento
Além de certificar a retirada do documento fiscal, é essencial que a organização saiba da necessidade da conferência do recebimento de notas fiscais.
Além de analisar o cumprimento de todos os requisitos exigidos e do preenchimento dos campos obrigatórios, é primordial analisar se a tributação está correta.
Contrate uma empresa especializada
Para assegurar a emissão de notas fiscais, é indicado contar com a ajuda de um apoio técnico especializado.
Diversas organizações não apresentam contador trabalhando diretamente nas dependências do estabelecimento, entretanto, necessitam desses profissionais para certificar a regularidade de suas ações.
Dessa forma, veja a viabilidade de contratar uma assessoria terceirizada e que apresente disponibilidade de acabar com todas as dúvidas a respeito do preenchimento e da autenticidade da nota fiscal sempre que for necessário.
Além do mais, a ajuda desses colaboradores proporciona mais acesso a qualquer informação técnica aprofundada e que ajude no regular andamento dos processos contábeis e fiscais de seu negócio.
O que é necessário ter para que o documento seja válido?
Toda NF-e apresenta uma estrutura padrão de campos a serem preenchidos para sua validação, conforme você confere a seguir.
Informações gerais da NF-e
O primeiro grupo presente na nota reúne as principais informações sobre a venda, como o dia em que ocorreu, a identificação da NF-e (série e número), a finalidade, o tipo e outros dados.
Informações do emitente
Os dados do emitente correspondem à empresa que está efetuando a venda de produtos. Sendo assim, aqui, você encontra o CNPJ, o endereço e outras informações da organização.
Informações do destinatário
O dado do destinatário refere-se a pessoas ou ao negócio que está comprando os produtos.
Nesse campo, é preciso que você encontre o CPF/CNPJ, o endereço, o e-mail e outras informações do comprador.
Dados dos produtos e impostos
Aqui, é informado tudo a respeito dos produtos, como descrição, código de barras, códigos CFOP, NCM e CEST, quantidades e preços.
Também é anotado o imposto aplicado na operação.
Valores totais da NF-e
Após descrever todas as informações dos produtos e impostos, a NF-e traz a totalização de tudo que foi comercializado.
Dados de transporte
Se os produtos têm que ser transportados, as informações da empresa de transporte vêm registradas neste campo.
Dados de pagamento
A NF-e ainda traz o meio e a forma como a mercadoria foi paga com dados de cartão e informações sobre troco.
Portanto, é preciso certificar a autenticidade da nota fiscal, sendo necessário verificar as informações preenchidas nos campos mencionados.
Além do mais, um sistema para essa finalidade pode contribuir significativamente para a agilidade dos processos.
Fonte: Emitte