Gestão Contábil: O que é? Como Contratar?

Quem nunca ouviu falar que “o contador é o principal funcionário de uma empresa”? Isso mesmo, o contador é um grande aliado para que a empresa prospere em todas as áreas.

Você contador: Como você tem cuidado da gestão contábil do seu próprio escritório? Neste artigo, vamos apresentar uma reflexão a respeito.

Você é um bom gestor?

Vamos começar com uma provocação: você se considera um bom gestor? Então, responda às seguintes perguntas:

• Você analisa periodicamente o balanço da sua empresa e faz análise dos indicadores financeiros?
• Tem um bom controle financeiro do seu negócio e sabe exatamente quanto lucra mensalmente?
• Consegue identificar quais são os principais problemas da sua empresa e tem um plano de ação para resolvê-los?
• Seus funcionários têm um bom desempenho e você aproveita ao máximo o potencial de cada um?

Se você respondeu “não” para alguma dessas perguntas, certamente precisa dar mais atenção à gestão contábil da sua própria empresa.

9 desafios e soluções da gestão contábil

Para ajudar você nessa missão, confira quais são os principais desafios do contador enquanto empresário e também as soluções possíveis para cada um:

1. Falta de conhecimento em gestão contábil

Vamos começar falando sobre um dos principais problemas que os donos de escritório encontram: falta de conhecimento para gerenciar o seu negócio.

O contador possui uma boa bagagem no que diz respeito à análise, especialmente para mensurar os resultados das empresas com base nos relatórios gerenciais, mas a gestão vai muito além disso.

Para efetivamente gerenciar o seu escritório contábil, é necessário ter conhecimento em diversas áreas da empresa, além de conseguir liderar a sua equipe.

Como solução ao desafio, o empreendedor contábil deve buscar conhecimento em assuntos ligados à gestão empresarial, empreendedorismo e, especialmente, colocar em prática o que foi aprendido.

Veja a seguir algumas formas de aprimorar seus conhecimentos em gestão contábil:

• Faça cursos de gestão empresarial;
• Participe de grupos de mentoria;
• Leia livros sobre gestão empresarial;
• Consuma conteúdos gratuitos, como os que oferecemos no nosso blog;
• Busque ajuda do Sebrae;
• Procure conteúdos de sites especializados em empreendedorismo, como o da Endeavor.

2. Controle financeiro

Com certeza você orienta seus clientes sobre a importância do controle financeiro empresarial, não é mesmo? Mas a grande questão é: você também realiza uma boa gestão dos recursos no seu escritório contábil?

Para que seu negócio seja rentável, é necessário analisar e ter controle de todas as despesas e receitas empresariais. Somente dessa forma será possível saber se seu preço está condizente com a realidade da sua empresa. Sim, você provavelmente sabe muito bem disso. Mas como aplicar?

A solução, nesse caso, é abandonar as planilhas eletrônicas e usar um bom sistema de gestão. Dessa forma, todos os dados de movimentação de dinheiro serão informados dentro do sistema, sendo integrados automaticamente com o módulo financeiro.

Dê preferência aos sistemas que possuem fluxo de caixa integrado, pois assim será possível ter informações automatizadas, facilitando ainda mais o seu controle financeiro.

Se necessário, contrate também um funcionário específico para cuidar das contas empresariais. É um investimento para que você possa utilizar seu tempo cuidando da gestão contábil e, dessa forma, reduzir seus trabalhos operacionais.

3. Definição do preço da prestação de serviço

Definir o preço do seu serviço mensal de contabilidade pode ser algo complicado para muitos profissionais. Afinal, quanto vale a sua hora?

Para solucionar esse problema e definir o valor da sua prestação de serviço, além de pensar no valor da sua hora, é essencial saber quais são todos os gastos fixos e variáveis da sua empresa.

Primeiro, você deve ter todas as contas pagas, para só então receber uma parcela do lucro do seu escritório. Então, para definir o preço dos honorários de uma forma que seja competitivo e que gere lucro para a sua empresa, primeiramente, analise as seguintes informações:

• Quanto tempo o cliente demandará mensalmente da sua empresa;
• Qual é o custo do funcionário que trabalhará para esse cliente, considerando salário, férias, 13º, encargos e, até mesmo, quantas horas extras ele precisará fazer para cumprir o escopo de trabalho;
• Analise o total de custos que o cliente demandará, como motoboy, papel e impressoras, por exemplo;
• Verifique também quanto você gasta mensalmente para manter sua empresa operando, como aluguel, energia elétrica, internet e sistemas;
• Por fim, defina a margem de lucro esperada.

4. Definição de metas e ações

Muitos empresários contábeis não possuem metas claras para o seu negócio. Alguns apenas têm o objetivo de conseguir mais clientes, aumentar seu faturamento ou melhorar a imagem da empresa. O problema é que não definem uma estratégia para que isso ocorra. Dessa forma, prejudicam a gestão contábil.

A solução é utilizar ferramentas que ajudem no planejamento e na concretização dessa meta. Esse é o caso da 5W2H, por exemplo. Ela ajuda a estabelecer uma sequência de ações planejadas para a realização da meta. Para tanto, responda às seguintes perguntas:

• O que? – a meta a ser cumprida;
• Por que? – as razões para atingir a meta;
• Onde? – o local em que as ações serão realizadas;
• Quando? – os prazos de cada ação;
• Quem? – as pessoas que serão envolvidas no projeto e qual deve ser a atividade de cada membro da equipe;
• Como? – as ações que serão realizadas para atingir a meta;
• Quanto? – monetariamente, quanto será gasto na realização do projeto.

5. Destacar seu escritório contábil

Em meio a tantos escritórios, muitos empreendedores contábeis têm dificuldade em encontrar um diferencial para o seu negócio. Além disso, é essencial sempre buscar inovação nos processos.

A tecnologia é um fator essencial para posicionar o seu negócio um nível acima dos demais. Enquanto muitos contadores ainda não utilizam tudo o que ela oferece, você pode começar a se destacar agora mesmo, oferecendo o serviço de contabilidade digital.

Além disso, você também pode criar os seus diferenciais, como:

• Canais de atendimento para facilitar a comunicação com o cliente;
• Uma consultoria financeira gratuita ao fechar o contrato de prestação de serviços;
• Envio mensal de relatórios adicionais;
• Reuniões anuais com seus principais clientes para ajudá-los a traçar metas para a sua empresa.

Enfim, verifique quais são as suas principais habilidades e, especialmente, quais são os principais problemas dos seus clientes. Assim, você poderá oferecer verdadeiras soluções como diferenciais.

6. Melhorar o atendimento ao cliente

Não podemos falar sobre gestão contábil e não mencionar o atendimento ao cliente, afinal, ele é a alma do negócio.

É essencial pensar a respeito. Além de conquistar um cliente, é necessário mantê-lo. Havendo mal atendimento e demora no retorno de suas dúvidas, ele pode ficar insatisfeito e buscar a concorrência.

ara que isso não ocorra, o ideal é ter uma pessoa responsável pela política de pós-venda. Além disso, é válido utilizar um sistema de CRM. A tecnologia, mais uma vez, ajuda a monitorar todos os contatos e facilita a comunicação.

Caso você tenha um site, é possível adicionar um chat online para facilitar a comunicação com os usuários. Com um atendimento mais ágil, você terá mais chances de convencer esse visitante a se tornar um cliente.

7. Definição dos processos da sua empresa

Caso um colaborador seja desligado do seu escritório contábil, quem o substituir saberá exatamente o que deve ser feito e as etapas do trabalho? Reflita a respeito.

É bastante provável que seja necessário realizar um treinamento para o novo membro da equipe. Porém, ao definir os processos da empresa, você ganhará clareza nas atividades e mais produtividade, além de atuar na gestão de erros.

Vamos dar um exemplo para que você entenda como solucionar esse desafio. Pense: qual é o processo para a emissão do balancete de verificação do seu cliente? Você pode criar um documento detalhado que defina o passo a passo do recebimento ao envio do balancete mensal do cliente.

Uma sugestão:

1. Recebimento da documentação mensal;
2. Lançamento no sistema;
3. Conciliação;
4. Ajustes e demais solicitações ao cliente;
5. Análise dos dados;
6. Assinatura do balancete;
7. Envio ao cliente ou arquivamento.

Dentro desses passos, você pode detalhar quem é o responsável por cada etapa, quais módulos do sistema são utilizados, quais procedimentos devem ser adotados em casos de erro e diversas outras particularidades.

8. Melhora da comunicação

Você tem problemas dentro da empresa devido à falta de comunicação entre os funcionários ou até mesmo pela falta de clareza?

Como exemplo, vamos destacar a entrega da declaração de Imposto de Renda. Vamos supor que você decide fazer uma ação de marketing para aumentar a quantidade de clientes, mas não alinha com seus colaboradores a possibilidade de fazer horas extras. Nesse caso, se tiver um grande fluxo de pedidos, não conseguirá entregar as declarações no prazo.

Ou ainda, vamos imaginar que você sempre precisa revisar e solicitar as mesmas alterações nos balancetes dos clientes. O problema é que não explica ao colaborador quais são as falhas para evitar o retrabalho.

Também podem ocorrer falhas na comunicação até mesmo com regras da empresa. Um exemplo: a criação de um procedimento para receber os atestados sem que sejam comunicados todos os colaboradores.

A solução para esse problema passa por utilizar ferramentas de comunicação interna, que podem ser:

• Intranet: uma rede interna na qual todos os funcionários podem ter acesso e ficar por dentro das atualizações da empresa;
• Quadro de avisos: pode ser colocado na entrada da empresa ou próximo ao relógio ponto, garantindo que todos os funcionários visualizem;
• Envio de e-mails periódicos: newsletters, por exemplo;
• Feedback: prática que deve ser constante com os colaboradores;
• Manual do colaborador: criado para que todos fiquem cientes das regras da empresa, especialmente os novos colaboradores;
• Reuniões periódicas: para alinhar informações entre departamentos.

9. Automatização de processos

Muitos contadores têm facilidade em trabalhar com planilhas eletrônicas. O problema é que, por esse motivo, não possuem processos automatizados, pois as informações da empresa estão em arquivos diferentes.

A solução para esse problema é muito simples: utilize um sistema de gestão para o seu escritório, não apenas para os seus clientes. Esse tipo de software ajuda muito. Ao recorrer a um ERP, o empresário ganha em produtividade e reduz a probabilidade de ocorrerem erros.

Veja, por exemplo, a facilidade para realizar uma cobrança. Para tanto, você deverá apenas informar no sistema o nome do cliente e o valor. Assim, todas as seguintes tarefas serão realizadas de forma automática:

• O boleto será gerado automaticamente;
• A nota fiscal será emitida automaticamente;
• Os lançamentos contábeis ocorrem no mesmo momento da emissão da nota fiscal;
• É gerado um contas a receber no módulo financeiro, facilitando seu controle;
• O fluxo de caixa é atualizado automaticamente;
• Quando o cliente realizar o pagamento, a baixa será realizada automaticamente no módulo financeiro por meio da importação dos dados bancários. Assim, os lançamentos contábeis ocorrerão no mesmo momento.

Em apenas um processo, você conseguiu perceber como a automatização pode ajudar a otimizar o tempo e reduzir a chance de erros?

Torne a gestão contábil mais eficaz

Além de ajudar os clientes a gerenciarem suas empresas, é muito importante dar atenção à gestão contábil. O sucesso do seu negócio depende primeiramente do seu comprometimento. Por isso, a recomendação é que busque ainda mais conhecimento sobre o tema que vimos neste artigo.

Além disso, é essencial definir metas e fazer um plano de ação com prazos e tarefas para atingi-las. Caso seu escritório ainda não tenha um controle financeiro rigoroso, fique atento. Sem dúvidas, essa deve ser uma das primeiras metas: organizar as finanças da empresa contábil.

Você também conferiu ao longo da leitura que é importante definir o preço dos seus honorários, identificar os diferenciais da sua empresa, melhorar o atendimento ao cliente, estabelecer organização nos processos e automatizá-los.

Para encerrar, vale registrar uma última, mas não menos importante, dica: todo conhecimento é válido, mas você só conseguirá obter resultados se colocar em prática o que aprender ao longo da sua jornada. Então, use toda a sua sabedoria para conduzir sua empresa contábil no rumo certo.

Via: contadores